Plus d’honoraires pour vous, et moins de stress pour votre client!

Beaucoup d'entreprises qui font faillite ont un point en commun : le piètre état de leurs documents financiers. La solution? Un manuel de politiques et de procédures financières.

Si vous comptez parmi vos clients des petites entreprises pour qui vous réalisez des missions d’audit ou d’examen, ou pour qui vous préparez des avis aux lecteurs, il y a fort à parier que vous tombez souvent sur des documents financiers mal tenus et en désordre. Arrive la fin d’exercice, et vous devez, avant toute autre chose, mettre de l’ordre dans ce fouillis.

Vous connaissez la suite... Le rapprochement bancaire est impossible. Les retenues salariales ne concordent pas avec les comptes du Régime de pensions du Canada (RPC), de l’assurance-emploi (AE) et de l’impôt du grand livre général.

Des créances impayées datant de plusieurs années figurent encore sur la liste chronologique des comptes clients. Le compte de la taxe de vente harmonisée (TVH) n’est guère mieux. Certains crédits de taxe sur les intrants ont été omis ou mal enregistrés; si votre client applique la méthode rapide de comptabilité, vous devrez l’aider, et cela tombe souvent durant votre période la plus occupée. Et les ajustements de l’an dernier? Ils n'ont pas encore été faits! Bien sûr, le temps consacré à remettre de l’ordre dans les livres grugera vos profits. Cette situation, certes difficile pour vous, pourrait être désastreuse pour votre client. Comme ses comptes sont inexacts, il n’a aucune idée de sa situation financière en cours d’année. Il ignore donc si son entreprise est rentable, jusqu’à ce que vous le lui disiez, plusieurs mois peut-être après la clôture.

Le client effectue en retard les versements de TVH et d’impôt et se voit imposer des intérêts et pénalités non déductibles. Les comptes clients ne font pas l’objet d’un suivi et finissent par être radiés. Le client ne profite pas des rabais pour paiements hâtifs, car il paie ses fournisseurs à la dernière minute. Souvent, il doit emprunter plus qu’il ne le ferait normalement, simplement parce qu’il ne dispose d’aucun moyen pour suivre et prévoir les flux de trésorerie.

Beaucoup d’entreprises qui font faillite ont un point en commun : le piètre état de leurs documents financiers. Que pouvez-vous faire?

Voici une piste de solution qui sera bénéfique pour vous et pour votre client : rédigez un manuel de politiques et de procédures financières. Personnalisé et facile à lire, ce guide traitera des questions financières que je viens de décrire et d’autres encore. En tant que comptable, vous êtes bien placé pour offrir (et facturer) ce produit à votre client. Je le sais, parce que je le fais depuis plusieurs années déjà dans mon propre cabinet. Dites adieu au fouillis de fin d’exercice, tout en aidant votre client à avoir l’heure juste sur ses finances et, du même coup, à prendre des décisions qui le mèneront à la croissance et à la réussite de son entreprise.

Lorsque votre client aura un manuel financier personnalisé auquel il pourra se référer chaque jour, il pourra répartir les tâches comptables entre plusieurs personnes. La séparation des tâches permettra d’atténuer à la fois le risque lié au départ d’un employé clé et le risque de fraude.

Un tel manuel constitue aussi un excellent outil de formation, qui réduira le temps que le personnel en place doit consacrer à la formation des nouveaux employés. Il permet en outre de repérer les meilleurs employés : si une personne n’arrive pas à suivre les indications claires données dans le manuel, elle n’est peut-être pas à la bonne place.

Un manuel peut également contribuer à rendre l’entreprise plus attrayante aux yeux de nouveaux propriétaires. Si l’ensemble des aspects financiers de la société est documenté, tout ce qu’ils auront à faire sera de veiller à ce que le personnel continue de suivre le manuel.

Si vous avez plus d’un client dans un secteur donné, le premier manuel que vous rédigerez pourra servir de modèle aux autres. Voilà la clé de l’efficacité et de la rentabilité.

Imprimez le manuel en couleur et présentez-le dans un classeur à anneaux. Il sera ainsi facile de le mettre à jour. Prévoyez aussi une version électronique que le client pourra consulter en ligne. Et voilà! Vous avez un nouveau service à offrir à votre client pour lui éviter du stress et l’aider à rentabiliser son entreprise, et en prime, vous serez en mesure de travailler plus efficacement lorsque viendra le moment de clore l’exercice.