Cinq trucs pour rendre vos présentations PowerPoint plus captivantes

Les CPA peuvent préférer Excel à PowerPoint, mais rien ne les empêche d’apprendre quelques trucs sur le logiciel de présentation le plus populaire au monde.

Dans son succès de librairie de 1992, Les hommes viennent de Mars, les femmes viennent de Vénus, John Gray soutient que les deux sexes, bien que faisant partie de la même espèce, sont fondamentalement distincts – et que la clé d’une relation heureuse réside dans la compréhension de ces différences.

Eh bien, on pourrait dire la même chose d’Excel et de PowerPoint, deux logiciels radicalement différents de la suite Microsoft Office. Selon une estimation, 350 présentations PowerPoint sont données chaque seconde dans le monde et la plupart d’entre elles, il faut bien le dire, sont exécrables.

Les pires sont celles qui tentent péniblement de faire tenir la précision et l’exhaustivité d’Excel dans la structure simplifiée et visuelle de PowerPoint. Quand ces deux univers se superposent, c’est immanquablement le début d’une longue sieste pour le pauvre auditoire.

Mais il peut en être autrement. Les bons conseils abondent, à commencer par ceux de Microsoft elle-même, sur la façon de faire des présentations financières non soporifiques. En voici cinq importants pour tirer le meilleur parti de PowerPoint et pour créer des présentations plus persuasives. 

  1. D’abord, apprenez à sortir des sentiers battus
    Ce qui est primordial, c’est d’éviter les modèles. PowerPoint propose de nombreuses options standards, mais pour attirer l’attention de votre public et lui éviter l’impression d’avoir déjà assisté à cette présentation, partez d’une page vierge, choisissez vos propres polices de caractères et personnalisez votre travail. Cet article du Business Insider (en anglais) fournit plusieurs bons conseils pour mettre en page votre présentation PowerPoint de façon originale.

  2. Par pitié, faites l’impasse sur la liste à puces
    Partout, ce conseil revient encore et encore. Peu esthétique, la liste à puces est exaspérante. Et s’il y a une chose que Steve Jobs nous a apprise, c’est de traiter les points clés ou les arguments de vente avec les égards qu’ils méritent : en consacrant à chacun d’eux sa propre diapo, ou en les faisant apparaître à l’écran un par un, accompagnés d’effets saisissants – mais sans puces!

  3. Concernant les chiffres, soyez sélectifs et visuels
    Un des volets importants du travail du CPA consiste à communiquer les données tirées d’états financiers. Mais il ne s’agit pas pour autant de faire tenir l’intégralité du bilan ou de l’état des résultats sur une diapo, avec une taille de police de 10 points, et de s’attendre à ce que l’auditoire reste attentif. Sur des diapositives, graphiques et ratios sont souvent beaucoup plus indiqués. Cela dit, il convient parfois de fournir des chiffres plus détaillés (laissez-vous guider par votre auditoire).

    Des entreprises comme Slide Model offrent des modèles pour créer des présentations PowerPoint sur les états financiers (en anglais). Autre bonne ressource, Microsoft propose des conseils pour transformer des données Excel en graphiques PowerPoint (en anglais). Le magazine PC Mag donne aussi d’excellentes idées pour animer les éléments d’un graphique à barres ou d’un diagramme circulaire pour qu’ils apparaissent les uns après les autres.

  4. Maîtrisez les trucs de présentation PowerPoint
    Les astuces suivantes, combinées, constituent d’excellents outils pour votre prochaine présentation.
    1. Tout d’abord, misez sur l’élégance en enregistrant votre fichier sous le format Diaporama PowerPoint (.PPS ou .PPSX). Rapide à lancer, ce mode plein écran est plus esthétique et permet de ne pas montrer toute la série de diapositives à gauche de la présentation.
    2. Tirez parti de la puissance de votre téléphone intelligent. Comme Microsoft l’explique bien sur son site Web (en anglais), il existe une application PowerPoint qui permet de transformer son téléphone en pointeur laser et en télécommande.
    3. Captez l’attention grâce au noir et au blanc. Le magazine PC Mag donne un truc très utile (en anglais) : l’écran devient complètement blanc lorsque vous appuyez sur la touche W, ou complètement noir lorsque vous appuyez sur la touche B. « C’est une bonne technique pour attirer tous les regards sur vous, explique l’auteur de l’article Eric Griffith, même si la diapo contient beaucoup de notes, d’animations ou une vidéo ».

  5. Faites-en sorte de bien connaître votre public et de répondre à ses besoins
    Soyons francs : les passionnés des chiffres que nous sommes peuvent parfois se perdre dans les détails. Nous aimons partager nos connaissances et aller en profondeur. Mais dans une présentation PowerPoint, ce n’est souvent ni ce qui convient, ni ce qu’on attend de nous. Comme nous l’explique la gourou des présentations Nancy Duarte, dans un billet de blogue de la Harvard Business Review (en anglais), il faut résumer ce qui intéresse l’auditoire dès le départ : constatations générales, conclusions, recommandations, mesures à prendre, etc. Faites ensuite un bref survol des points clés de la présentation avant de passer au reste des diapositives. « Ce qui suit ne devrait être qu’une annexe, conseille-t-elle. Suivez la règle des 10 % : par exemple, si votre annexe compte 50 diapositives, faites-la précéder d’un résumé sur 5 diapositives. Après avoir présenté le résumé, laissez l’auditoire orienter la conversation, en vous référant à des diapositives de l’annexe en fonction des questions et des commentaires. »

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