Méfiez-vous des commis comptables qui ne peuvent pas répondre à des questions simples et directes

Dans cet article de blogue, Nagel met en garde les lecteurs contre les commis comptables qui, tout en prétendant être bien renseignés, ne sont pas en mesure de répondre à des questions comptables simples et directes.

En tant que comptables, nous nous en remettons souvent aux commis comptables pour l’exécution de la tâche ardue consistant en la préparation des écritures de journal brutes — une kyrielle d’opérations — qui racontent l’histoire financière de la société. À tort ou à raison, nous présumons que les commis comptables possèdent les connaissances et l’expérience nécessaires pour nous fournir cette information.

QUE FAIRE SI LE COMMIS COMPTABLE A UN COMPORTEMENT NON ÉTHIQUE?

De nombreuses PME confient leurs services de tenue des comptes à un tiers parce qu’elles ne possèdent pas suffisamment de bande passante ni d’expertise interne. C’est à la fois pratique et économique, en particulier pour les entreprises en démarrage.

J’ai rencontré bon nombre d’excellents commis comptables très passionnés qui tirent fierté de leur travail. Toutefois, il en existe également d’autres qui, tout en prétendant être bien renseignés, ne sont pas en mesure de répondre à des questions comptables simples et directes. En pareil cas, il faut envoyer des signaux d’alarme tous azimuts!

Un jour, un propriétaire exploitant qui soupçonnait l’existence d’infractions financières m’a demandé de mener une enquête préliminaire. Lorsque j’ai soumis une première liste d’informations dont j’avais besoin, on m’a signifié que le tiers teneur de livres « travaillait encore sur les documents concernés et n’était donc pas en mesure de me les envoyer ». Cette réponse m’a surpris — et troublé — dans la mesure où ces documents couvraient les activités financières de l’exercice précédent. Même si le propriétaire exploitant a rationnalisé la réponse inusitée du commis comptable, j’ai exprimé mes préoccupations immédiates. Il s’est avéré que j’étais dans le vrai.

Nombreuses sont les organisations qui, après avoir été victimes d’une fraude interne, se tournent vers des tiers services de tenue des comptes en s’imaginant atténuer ainsi le risque qu’une fraude soit commise à nouveau. Cependant, il est dangereux de croire aveuglément, car la confiance n’est pas un contrôle interne. L’absence de vérifications appropriées ouvre la boîte de Pandore en ce qui a trait aux occasions de détournements à grande échelle — des fournisseurs fictifs et des employés fantômes aux fraudes par chèque. Et puisque de nombreux teneurs de livres et leurs employés n’ont souvent aucune formation sur la sensibilisation à la fraude, la probabilité qu’une fraude ne soit pas détectée pendant des mois, voire des années, s’en trouve accrue.

En résumé, n’hésitez pas à poser les questions difficiles; car qu’y a-t-il de pire que d’être victime de la fraude d’un de ses employés? Être victime à nouveau du même type de fraude, mais cette fois par son teneur de livres!

À propos de l’auteur

Edward Nagel, CPA, CA•IFA, CBV

Forensic accountant

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